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      項目總監如何管理好監理項目部

        要:項目總監要管好監理項目部,必須解決以下三方面問題:根據監理

      項目部的臨時性,如何開展監理項目部前期準備工作;根據監理人員流動性大、素質參次不齊等特點,如何快速磨合,并在短期內提高人員素質;如何做好內部管理、現場監理和對外協調等日常管理工作。

      關鍵詞:項目總監;前期準備;隊伍建設;日常管理

       

           

      我國自1988年在工程建設領域進行監理試點,1996年全面推廣監理制度,到如今已歷26個年頭。監理的定位已由”獨立的第三方”演變成”業主工作的延伸”,性質發生了實質性的改變,F在的監理公司是為業主服務的。監理公司一方面要承擔工程質量的責任,另一方面又要圍著業主的指揮棒運轉。這種運作模式使監理行業成為了一種高風險的行業。

      有一個玩笑說,監理項目部是“一個光桿司令,帶一群烏合之眾,搭一個草臺班子,破鑼一敲,粉墨登場”。此話雖糙,但理不糙。監理項目部都為臨時組建,是流水的營盤流水的兵。對項目質量的終身負責制使得總監始終站在了懸崖邊上。面對這樣的現狀,作為項目總監,一方面需要監理公司在人力、財力、協調方面給予大力的支持,給予足夠的權限和活動資金;另一方面也要積極應對,盡量將工作做好。要管好監理項目部,必須解決“作為臨時組建的監理項目部,其前期準備工作如何開展”、“監理項目部人員流動性大、素質參次不齊,如何快速磨合,在短期內提高人員素質,盡快進入工作狀態”、  “‘戲’是唱給業主聽的,怎樣唱得讓業主滿意”三個方面的問題。

      1    做好監理項目部的前期準備

      1.1   監理項目部的定位

      合理定位是成本控制的關鍵,同時也是監理項目部能否有效運行的關鍵。監理項目部定位可從以下三個方面考慮。

      監理公司對項目在經濟效益和社會效益的期望值。

      1)對標書的響應。為了響應招標文件,監理公司在項目投標時,對監理項目部組織、監理人員數量、監理人員資質和應用于現場的監理設備情況均作了承諾。

      2)建設項目的性質、項目組成、投資規模、建設周期和工程地點等情況。項目總監應根據上述情況對項目進行分析,并向監理公司提出自己的設想和建議。

      1.2   前期監理準備

      1)監理項目部組織結構的確立。合理的組織結構可以規范個人行為,理順工作流程,產生良好的執行力。組織結構的確立應根據項目的大小、性質、特點和施工單位的構成情況(在同一監理項目部存在多家施工單位時,為了便于對應監理,在組織機構的設置時也作為考慮的因素之一)來考慮,采用成本最小且最有利于現場管理的原則。

      筆者將組織結構分為組織構架和流程分工。組織構架是指監理項目部的分級管理,各級機構在監理項目部的作用及管轄范圍。流程分工是指根據施工組織設計,結合項目特點,按時間順序如何開展監理、怎樣執行、現場監理人員的進場方式等。監理人員一般按工程形象進度,成梯次漸進式進場;在各分部或單位工程或各專業結束后,妥善、及時確定退場人員。

      2)監理項目部的選址。監理項目部地址對現場監理的時間效率和運營成本有一定的影響。在確定地址時可從以下四方面考慮:滿足監理項目部辦公和生活需要;交通便利且安全;盡可能接近施工現場,兼顧業主和施工單位的便利性;滿足對外宣傳的需要。

      3)試驗室的設立。標書要求設置試驗室的,盡可能不要獨自設立,可將試驗內容委外或采用合作模式。從運營成本考慮,這樣能減少項目結束后對試驗人員和試驗設備等固定資產的擁有量。

      4)辦公用品、監理用具計劃以及交通設備的使用原則。及時做好辦公用品、監理工具的需求計劃,盡量減少臨時性設備采購。在交通設備上盡可能采用租賃模式,能減少對固定資產的擁有量和后期對設備的維修保養量,從而節省成本。

      5)監理項目部宣傳圖牌、工作制度的準備。監理人員職、守則圖牌上墻,項目總平面圖上墻;同時作好企業的適度宣傳,將企業成就、企業介紹上墻;制定相應的監理項目部管理制度。

      6)建立與業主及施工單位的聯系。

      2    做好監理隊伍建設

      監理的產品是“服務”,強化監理隊伍建設是提高產品質量的根本途徑。監理人員流動性較大,個人業務水平參差不齊。目前整體水平較低,高素質人才偏少,且每個人的職業道德水準也參差不齊。應當從以下幾個方面強化隊伍建設。

      2.1   加強人員培訓,提高監理業務水平

      1)對監理人員進行適度的企業文化和業務教育,從公司價值觀、企業發展戰略、公司經營理念、公司管理制度、作業指導書、安全生產等方面進行培訓。

      2)做好監理人員業務培訓計劃。適時地進行監理人員業技能培訓和技術交底,使監理人員熟悉監理程序,掌握關建節點、關鍵工序控制要點,具備現場安全、質量的掌控能力。定期開展現場監理人員技能競賽,對做得好的人員進行獎勵。

      3)灌輸監理服務宗旨,提高監理服務意識。

      4)總監個人的專業素養、行為方法、做事準則、敬業精神能夠起到榜樣的作用。

      2.2   合理運用規章制度,規范監理行為

      無規矩不成方圓。運用企業的規章制度來規范監理的行為,使監理人員的行為合規。

      2.3   穩定的骨干人員隊伍

      具有較高專業水平和職業道德的監理人員,是完成監理項目的主要力量。在有條件的情況下,保持一支呼之即來、來之能戰的監理隊伍,對于監理較大型項目是至關重要的。因此,穩定的監理骨干隊伍具有積極的意義。

      3    做好監理項目部的日常管理工作

      要做到讓業主滿意,必須做好監理項目部的日常管理工作。監理項目部的日常管理分為內部管理、現場監理和對外協調三個方面。

      3.1   內部管理

      “業精于勤荒于嬉,行成于思毀于隨”。內部管理只有多思、勤快才能做好,需要的是不怕繁瑣的耐心和踏實的態度。

      3.1.1  內業資料的編輯與整理

      1)規范《監理日志》的填寫。①《監理日志》填寫的內容記錄應包括時間、地點、人物、過程和結論(結果)“五要素”,詳實地記錄當天主要施工情況、監理過程、存在的問題、整改完成情況以及檢查驗收的結論。②《監理日志》首頁的填寫最好是項目概況。③《監理日志》的版面。首先,日記頁面右側增加一列備注欄。其目的:一是總監定期對《監理日志》進行審閱簽字評語欄;二是可將當天存在的問題及整改情況索引至整改完成時,形成閉環管理。其次,保持每頁行數和行高一致,字跡清楚,容易辨認。

      2)注重影像資料的收集與整理。對關鍵工序、關鍵節點、隱蔽部分和重要檢查應盡可能多地拍照留影,現場存在問題要有整改前后的對比照;監理將每天的影像進行編輯,標明時間、部位和內容,指定專人負責并留有備份。

      3)管理臺帳的建立。建立健全項目管理臺帳并且分門別類,做到有目錄、有清單,收發文有簽收人和簽收時間。

      3.1.2  內部管理制度的建立和執行

      無論是監理項目部的人員管理還是監理工作的順利開展,都需要制度的保證。制度的建設一定要簡單實用,可執行的制度才是好的制度。下面介紹一下監理項目部常用的管理制度。

      1)約束機制。監理項目部在總監的主持下,每月根據各崗位監理人員的職責,對其工作完成情況進行考核,并對該月安全、質量、進度和投資控制以及信息管理和內業完成情況分類打分:評出本月監理人員的考核分數,按照分數高低給予獎勵和處罰。

      2)工作管理。

      ①監理指令。指令內容應言簡意賅,逐一指出;對存在問題的部位、范圍和數量要說明清楚,同時要有影像資料直觀說明;指令要有整改和回復,同時也要附整改后的影像資料;監理在施工單位的回復單上要簽署意見形成閉環管理。

      在以往重要檢查過程中,對于監理已發出指令但施工現場未來得及整改的問題,因現場監理未能及時提供監理指令而受到過處罰,因此建議采用如下措施:現場監理應隨身攜帶監理指令復印件以備對照檢查:監理指令除按規定有發文簽收單外,還應將監理指令掃描后以附件的形式附在《監理月報》后,這樣能將監理指令以電子版和紙質版同時呈交給業主和相關部門,在關鍵時能調閱,能夠有效地保護監理,防止監理成為業主推卸責任的替罪羊。

      ②技術攻關。對于較復雜的監理項目要設立技術攻關小組,并輔以激勵機制。在項目開始前就要研修技術文件,充分析和理解施工工藝,同施工單位、設計單位進行技術交流,確定施工的關鍵節點,對關鍵點進行重點卡控。

      3.1.3  指定專人定期或不定期地以信息(新聞)報道的形式,向監理公司或其他部門介紹工程形象進度、項目上的重要活動以及重要的檢查。

      3.2   現場監理

      做好現場監理,實現項目質量、安全、進度和投資有序可控,就必須始終堅持“事前控制”、“事中控制”和“事后控制”相結合的工作方法  切實履行監理職責。

      3.2.1  事前控制

           對于大型建設項目,由于參建單位多、周期長、工序多、投資大,工藝、工法復雜,新技術應用多,對現場的控制重點宜采用事前控制的原則,且事前控制實現成本最小、實施起來效果最佳,是最容易控制階段。

      1)嚴把開工報告審核關,嚴格方案審查。主要審查施工組織設計中管理體系是否有效運行,人員、設備是否到位;對重點、難點問題是否有針對性解決措施;新工藝、新技術是否經過審批,工藝、工法是否符合強制條文等。

      督促施工單位做好風險源識別,對于重大風險源應編制專項方案,重點審查方案中工藝、工法以及實現目標的保證措施。同時督促做好應急預案。

      2)督促施工單位做好技術交底工作。工序施工前,施工單位應將工藝、工法、技術特點、注意事項對作業人員進行技術交底,使作業人員明白其作業內容的技術要求和制作方法。

      3)樣板引路,全面實施。工欲善其事,必先利其器。對于重要的工序、分項、分部或單位工程,督促施工單位按標準做好樣板,總結出各項技術參數和質量標準,再推廣實施。

      3.2.2  事中控制

      1)把好原材料進場關,嚴禁未檢先用。把好了原材料進場關,才能從源頭上控制好工程質量。對于進場材料,首先要檢查其質保證明,然后按要求進行見證取樣、見證試驗和平行試驗。對于不合格材料,堅決清理出現場并留下影像和臺帳,嚴禁未檢先用,,

      2)做好監理巡視檢查,堅持日常檢查和專項檢查相結合。做好監理日常巡視檢查,便于及時發現施工現場存在的安全隱患和質量問題,及時督促施工單位整改落實,寫好巡視檢查記錄。

      定期對重大危險源和事故易發點的情況進行檢查,便于將問題隱患消滅在萌芽狀態。

      3)對重點部位、關鍵工序監理人員實行全過程旁站。

      3.2.3  事后控制

      嚴格工序驗收,注重對成品、半成品的保護  做好事后控制。對于工序過程監理應加強驗收,執行“三檢制度”。只有經過施工單位自檢,復檢和監理檢查合格后,方可進入下道工序;凡是上道工序未經驗收或驗收不合格的,不允許進入下道工序,對于施工已完成的成品或半成品,監理應督促施工單位做好保護。

      3.2.4  開好工地會議

      工地會議是監理規范約定的最重要的監理會議之一,由施工單位和監理項目部參加(有時會邀請設計單位和業主參加),對于開好工地會議,通常的做法是:針對施工現場存在的問題,監理匯總已編輯好的影像資料,在工地會議上以幻燈片的形式播放。要盡可能以圖片說話,清晰地表達存在問題的部位、形式以及整改完成的情況。只有事實依據明顯、有理有力,才能有較強的震撼力,才能督促施工單位對存在的問題進行切實的整改落實。

      3.3   做好對外協調工作

      3.3.1  加強溝通與協調

      良好的溝通能夠拉近人與人之間的距離,為監理工作順利開展創造有利的條件。目前對監理的定位是:監理工作是業主工作的延伸。因此,處理好與業主的關系,同時取得業主對工作的支持,是項目總監溝通工作的主線,是順利完成項目目標的關鍵。

      3.3.2  做好迎檢工作

      迎檢工作是項目總監重要工作之一。如信用評價、重要檢查等的迎檢工作的好壞,直接影響監理公司的評級,因此做好迎檢工作就顯得相當重要。

      除了在思想上給予足夠的重視外,還應做好以下四項工作。

      1)迎來送往。檢查團來時要歡迎,走時要送往,給予其足夠的禮儀以愉悅其心。

      2)匯報材料。為檢查團準備好書面的匯報材料,以示對這項工作的足夠重視;實際回報發言時則簡明扼要即可。

      3)扎實的內業。重點檢查的是:監理指令閉環管理、《監理日志》的清晰詳實、原材料檢測資料和重點工序的檢測報告完成情況、現場現場監理人員相應標書情況;關鍵方案的論證情況以及臺帳的建立情況等。

      4)井然有序的現場管理。施工現場從適度的條幅宣傳;材料堆放合規,標牌、標識達標、規范、齊全;安全措施落實到位,文明施工;工程實體質量可控、觀感質量好以及成品、半成品保護到位等方面準備。

      4    結 語

      要適應現有的建設機制和取得業主的認可,既要圓滿實現項目合同目標,又能有效地保護監理自身,是項目總監管理好監理項目部必須面對和解決的問題。


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